5 estrategias para mejorar tu administración del tiempo

Habitualmente contamos las horas de trabajo, o el tiempo que dedicamos a determinadas tareas, sin tener en cuenta la cuestión cualitativa. Para realizar un buen análisis de la administración del tiempo, debemos considerar no sólo el tiempo dedicado al trabajo, sino también la calidad del mismo, en términos de productividad. Así, trabajar 8, 10 ó 12 horas diarias no es lo más importante si no las acompañamos de la productividad adecuada. Recordemos que la gestión del tiempo no pretende trabajar más, sino obtener más resultados.

Seguidamente vamos a compartir 5 estrategias que podrían ayudarte a mejorar tu administración del tiempo.

1 – Antes de iniciar el día, determina cuáles son las cuestiones fundamentales (“tareas clave”) que deben quedar resueltas antes del final del día.

Iniciar el día con un listado de “tareas claves” que deben ser realizadas te ayuda a enfocarte en esas cuestiones importantes. Cuando no existe planificación, tiendes a realizar cualquier tarea, sea o no importante. La cuestión no es hacer muchas cosas, sino identificar las cosas importantes, y acabar haciéndolas.

En muchos casos, esas tareas  importantes pueden implicar un cierto grado de complejidad. Por ello, si no existe un compromiso firme desde el principio del día para concluirlas, podrás tener la tentación de aplazarlas, y acabar realizando muchas otras cosas de menor importancia, que nada tienen que ver con lo que verdaderamente deberías hacer.

Identificar las tareas importantes, y concentrarte en ellas es una clave de la administración del tiempo.

2 – Asigna un determinado tiempo a cada tarea.

Cuando trabajas sin fijar una hora de inicio, ni una hora de fin parece que dispones de todo el tiempo para hacer algo. Así, si finalmente empleas un tiempo u otro, parece que da igual, y no es así. Antes de iniciar una tarea clave, plantéate cuánto tiempo asignas para la resolución de la misma. El hecho de que trabajes con un tiempo limitado hará que tú mismo trates de incrementar tu productividad para cumplir con la estimación.

3 – No inicies nunca una tarea antes de tener todos los materiales o informaciones que necesites para su realización.

En muchas ocasiones, inicias una tarea, y entonces, te das cuenta que te faltan ciertas cosas. La búsquedas de esas cuestiones reducirá tu productividad. Por ello, es importante determinar antes del inicio qué es lo que vas a necesitar. Si cuando inicias la tarea, cuentas con todo lo necesario a tu alcance, podrás avanzar más rápidamente, conseguir el resultado en menos tiempo, y con mejor calidad.

4 – No permitas interrupciones durante el desempeño de tareas clave.

Cuando estés realizando una tarea clave, cualquier interrupción podrá hacer que pierdas la concentración. Cada interrupción supone que cuando retomas el asunto que estabas realizando, necesites unos cuantos segundos para volver a concentrar tu atención en esa cuestión. Por ello, haz saber a tu entorno que durante esos espacios de tiempo deben tratar evitar interrumpirte. Por tu parte, trata de aislarte de todo el entorno digital, apagando el móvil, desactivando alertas,… que puedan perturbar tu acción.

5 – Concentración absoluta en la tarea que tienes delante.

Piensa que el “hombre orquesta” no es productivo. Los sistemas informáticos actuales fomentan la multitarea, pudiendo tener múltiples ventanas, documentos, programas,… abiertos al mismo tiempo. Esto, que en el entorno informático es de utilidad, puede suponer una reducción en tu productividad. Así, es imprescindible que realices y te concentres en una única tarea de forma simultánea. Debes enfocar el 100% de tus sentidos y recursos en la tarea que tienes delante.

Recuerda que como indicábamos al principio, la gestión del tiempo no pretende trabajar más, sino obtener más resultados.

(*) Foto : Steve Juvertson (Flickr)